kintoneで販売管理システムを作るときの、メール機能組み込みポイント

今回は、kintoneで販売管理システムを作るときに、メール機能を組み込む際のポイントについて考えてみます。

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販売管理システムからは色々な伝票・帳票が出力されます。購買関係でしたら発注書、出荷関係でしたら納品書、送り状等ですね。

こういった帳票の中には電子ファイルをメールで相手先に送る業務も存在しているかと思います。

kintoneで販売管理システムを作る際には、このメール送信業務を自動化したいというニーズも多いです。

弊社がkintoneにメール送信機能を組み込む場合、下記の様な方法をとっています。

１）メール送信用アプリを準備

下図の様なアプリを準備します。メール送信に使う独立アプリです。項目は宛先（TO)、宛先（CC)、タイトル、本文、添付ファイルという基本的なものです。

独立アプリを作っておくことで、ここにレコードを挿入さえすれば、メールが自動で送られる。という構造を作ることができます。また、メール１件＝レコード１件ですので、メーラーでいうところの、送信済みフォルダのような形でメール記録がたまっていくのも、直感的に管理しやすいと考えます。

２）メール送信には、Microsoft PowerAutomateのクラウドフローを使用

弊社ではPowerAutomateを使ってメールを送信することが多いです。kintoneコネクタを使って、レコード追加でクラウドフローを起動。メールコネクタを使ってメールを送信します。

kintoneから添付ファイルを取得する部分が、少しコツがいりますが、一度作ってしまえば、あとはレコードを挿入するだけで運用できます。

下図の様に、メールコネクタに、kintoneから渡された値を代入するイメージです。

３）後は必要に応じて、各アプリからメール送信したい内容を、メール送信アプリに挿入する処理を作ります。

以上が弊社のやりかたの簡単な紹介です。

PowerAutomateを使わなくても、kintoneには各種メール連携サービスが出ていますし、kintoneにもメール共有オプションという機能が付いたようです。

こういった機能も活用して、kintoneで作る販売管理システムにメール機能を組み込んでみてください。

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ノウハウ記事作成者：松村 稔 https://x.com/kai0707

1978年 岐阜生まれ。上海レンユアー代表。

2003年から上海で日系企業向けに業務システムの構築サービスを提供。日本向けにもシステム開発サービスを提供。

属人化を排除しつつ、お客様独自の強みを強化する業務システム構築を得意とする。

大規模な工場系基幹システムから、クラウドを活用した商社向けの販売管理システムまで、幅広い経験を活かして、小規模な会社ながら多数の大手企業のシステム導入に参画。