kintoneで販売管理システムを作るときのコードの付け方
kintoneで販売管理システムを構築するときのコードの付け方について、顧客コードを例に紹介します。
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そもそも顧客コードをつける必要があるか
kintoneで作られたシステムを見ていると、わざわざ顧客コードをつけずに、顧客名でルックアップしている例もたくさんあります。これはこれでわかりやすいですし、ルックアップ欄で検索もしやすいのでよいのですが、販売管理システムをきちんと作る場合は、後々、売掛金の管理や売り上げの集計等で、かならずなにかしらの集計キーが必要になりますので、必ず一意のコードをつけることをお勧めします。
コードの付け方
一番のポイントは「コードに意味を持たせない」ことです。
顧客コード決めの失敗例として、顧客コードを見れば「地域」「代理店/直販」が判るようにしたいという発想で、
- JPA0001
- USD0001
- USD0002
といったように、コードに意味を持たせるやり方が挙げられます。このやり方において、初めはきれいに揃って気持ち良いかもしれませんが、運用していくにつれて、「ルールを理解していない人が、間違ったコード体系でつけてしまう」、「顧客情報に変化があった時に、実態とコードの間で整合性が取れなくなる」といったことが起こります。
こういったことを避けるためにも、「コードに意味は持たせない」ことが重要となります。つまり一番妥当な方法は「連番でつける」です。
kintone特有の注意事項は？
２つほどポイントがあると考えています
ポイント１）レコード番号は使わない
レコード番号は自動でつきますので便利ですが、あとから変更ができませんし、誤って削除した顧客を再度入力する場合に新たな番号が振られてしまいます。なので、顧客コード等のキーになる項目は別で儲けましょう。
ポイント２）英字をあたまにつける。
顧客コードを数字だけにした場合、システムからエクセルにデータを導出して編集などをする際に、下図の様に０が消えてしまうことがあり、かなり不便です。
そこで、例えばCustomerの頭文字であるCを最初につけて、
- C0001
- C0002
- C0003
といったように頭文字のC以下は連番とすることをおすすめします。「地域区分」「取引区分」といった情報については、コードに意味を持たせて管理するのではなく、システム内に必要な管理項目を設けることで、様々な状況変化に対応が可能です。
導入段階で、誰にでも理解ができるルール決めをしておくことで、長期の運用に耐え得るコード付けができる様になります。
動画でも解説しています。よろしければ是非ご覧ください。
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ノウハウ記事作成者：松村 稔 https://x.com/kai0707
1978年 岐阜生まれ。上海レンユアー代表。
2003年から上海で日系企業向けに業務システムの構築サービスを提供。日本向けにもシステム開発サービスを提供。
属人化を排除しつつ、お客様独自の強みを強化する業務システム構築を得意とする。
大規模な工場系基幹システムから、クラウドを活用した商社向けの販売管理システムまで、幅広い経験を活かして、小規模な会社ながら多数の大手企業のシステム導入に参画。
