​kintoneで販売管理システムを作るときの、トレーサビリティ管理のポイント

今回は、kintoneで販売管理システムを作るときの、トレーサビリティの扱いについて考えてみます。

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「トレーサビリティ」というと、「製品がいつ・どこで・だれによって作られたのか。といった情報を追跡可能な状態にしておくこと」というのが一つの定義になるかと思います。

一見販売管理システムには、関係ないようにも思えますが、企業は製品・サービスを売って終わりではなく、その後も長いお付き合いで、お客様との良い関係を築いていく必要があります。したがって、販売サイドから見た場合「どの製品が、いつ、どのお客様に販売されたのか」を、販売管理システムで正確に把握しておくことが、トレーサビリティにおける大事な要素の一つになります。

自社が取り扱っている製品の種類、用途により、販売管理システムでどこまでトレーサビリティを確保するかは、異なりますので、その指針を考えるポイントをいくつかあげます。

１）製品一つ一つにロット番号（シリアル番号）を振ってトレーサビリティを確保する必要があるか。

こちらについては、主に品質面でお客様から要求があることが多いかと思います。製品個別ロット番号レベルでのトレーサビリティを求められているにも関わらず、販売管理システムにその入力枠がない場合、別途エクセル等で自作することになります。

手間もかかりますし、いざというときのトレースに時間がかかってしまいますので、販売管理システム構築時に明確にしておくと良いと考えます。

kintoneにおいては、ロット番号をふるかどうかは、在庫アプリの設計にダイレクトに関係してきます。一つ一つにロット番号をふる場合、品番総計の在庫数とロット個別の在庫数がわかるようにうまく設計する必要があります。入荷・在庫・出荷それぞれにロット番号の項目を持たせて、保持しておく形ですね。

在庫アプリの項目については、こちらの記事が参考になるかもしれません。→　kintoneで販売管理システムを作るときの在庫アプリの必要項目

２）お客様から問い合わせがあった時に、生産までさかのぼれるか。

例えば、お客様から「製品ロットxxxxxx で不具合が発生した」という問い合わせがあった場合、どの様に生産までさかのぼってトレースするかのストーリーを予め定めておく必要があります。これは必ずしも全自動でなくてもよいと思いますが、途中でトレースの道が途切れてしまうことは必ず避けましょう。

このストーリーの確立には営業部門だけではなく、製造部門・品質管理部門も関係してきますので、入念なコミュニケーションが大切です。

kintoneは全文検索機能が充実していますので、とりあえず入荷・出荷についてきちんと追跡に必要なデータをとりあえずいれておけば、なんとかなりますね。

３）トレーサビリティを確保するための工数

トレーサビリティを確保するためには、製品の出口である出荷場（出荷倉庫）にある程度の作業負荷がかかってきます。倉庫サイドにあまり大きな無理を押し付けて、作業負荷が過大にならないように、バーコードによる製品ロット番号の読込等も検討することで、営業・倉庫双方の負荷を最小限に抑えられると、よりスムーズな運用が実現できます。

kintoneにおいても、バーコード・QRコードの活用が可能です。こちらの記事に書いたような方法があります　→　kintoneでバーコードシステムを構築するときの3方式

トレーサビリティは品質面だけではなく、お客様との関係構築上も重要な要素だと考えます。多部門にわたる難しい調整ではありますが、やりがいのある取り組みだと思います。

今回の記事が皆様の参考になれば幸いです。

kintoneで動く販売管理システム「でっちどん」を開発しています。

ご興味があるかたは、下記リンクよりぜひ資料請求、ご相談等お寄せください。

ノウハウ記事作成者：松村 稔 https://x.com/kai0707

1978年 岐阜生まれ。上海レンユアー代表。

2003年から上海で日系企業向けに業務システムの構築サービスを提供。日本向けにもシステム開発サービスを提供。

属人化を排除しつつ、お客様独自の強みを強化する業務システム構築を得意とする。

大規模な工場系基幹システムから、クラウドを活用した商社向けの販売管理システムまで、幅広い経験を活かして、小規模な会社ながら多数の大手企業のシステム導入に参画。